Panduan Membuat Minute of Meeting Saat Rapat

Minute of Meeting atau sering disebut MoM adalah berkas yang cukup penting dalam rapat. Melalui MoM ini, Anda dapat mengetahui kondisi, progres, dan planning meeting ke depannya. Bahkan, MoM juga memuat informasi yang sangat krusial terkait berbagai keputusan yang perusahaan ambil.

Bagi notulen atau sekretaris, membuat MoM tidaklah mudah. Agar Anda atau karyawan tidak salah dalam membuat MoM, simak panduan berikut ini.

Selama Meeting berlangsung Baca ulang MoM pada rapat sebelumnya

Ini gunanya adalah untuk melakukan cross-check dan melihat progress yang sudah terjadi antara rapat sebelumnya dengan yang akan berlangsung untuk kamu jadikan catatan.

Jangan pernah mencatat kata per kata

Selain akan memakan waktu lama, mencatat tiap kata yang diucapkan pada saat meeting tentunya akan sangat tidak efektif. Yang terpenting adalah mencatat poin utama dari setiap topik yang dibicarakan.

Siapkan format MoM

Sebelum rapat dimulai, Anda perlu membuat format MoM. Formatnya dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari data tempat terselenggaranya meeting, peserta yang hadir, pemateri, hingga keputusan-keputusan yang perusahaan ambil. Lalu, Anda juga perlu mengetahui tujuan utama diadakannya rapat tersebut. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah membuat format MoM.

Rekam proses rapat

Kemampuan mengingat seseorang sangat terbatas. Bahkan, kepiawaian kita dalam mencatat juga mungkin sering lambat dan seringkali melewatkan hal-hal yang penting. Oleh sebab itu, agar Anda tidak lupa, ada baiknya Anda merekam jalannya proses rapat tersebut. Rekaman ini berguna untuk me-recall kembali hal-hal penting yang terjadi selama rapat. Selain itu, bisa Anda gunakan untuk merangkum jalannya rapat di perusahaan Anda. Pastikan kamu sudah cek ping koneksi internet kamu terutama saat meeting online agar bagian penting dari meeting tidak terlewatkan.